ความพร้อมใช้ของสินทรัพย์ความรู้ในองค์กร

องค์กรขนาดใหญ่มักมีข้อมูลเป็นจำนวนมาก การบริหารจัดการข้อมูลให้พร้อมใช้เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นต่อองค์กรเป็นอย่างมาก การจัดเก็บความรู้ให้พร้อมใช้งานในองค์กรไม่ใช่เพียงแค่การรวบรวมข้อมูล แต่เป็นกระบวนการสำคัญในการเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงาน การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ และส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่องขององค์กร รวมทั้งยังช่วยให้สามารถถ่ายทอดความรู้ระหว่างบุคลากรและทีมงาน และป้องกันการสูญเสียความรู้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของบุคลากรโดยเฉพาะในยุคที่ข้อมูลและความรู้มีการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การมีระบบการจัดเก็บที่ดีสามารถช่วยให้องค์กรใช้ข้อมูลและความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งแนวทางการจัดเก็บความรู้ให้พร้อมใช้ มีกระบวนการสำคัญดังนี้

1. การกำหนดความรู้สำคัญที่จำเป็นต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ส่วนนี้เป็นการพิจารณาจากแผนกลยุทธ์และตัวชี้วัดที่สำคัญ
2. การสกัดและบันทึกความรู้ เป็นการดึงเอาความรู้ที่กระจัดกระจาย มาทำให้เป็นข้อมูลในรูปแบบที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายที่จะใช้ความรู้เหล่านี้ และผ่านการตรวจสอบจากผู้เชี่ยวชาญ เพื่อให้ข้อมูลถูกต้อง เชื่อถือได้
3. การจัดระเบียบข้อมูล โดยการแยกข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่หรือกลุ่ม ยกตัวอย่างเช่น ความรู้ทางการแพทย์ ความรู้เกี่ยวกับการทำงานของหน่วยงานสนับสนุน เป็นต้น
4. การปรับเนื้อหาให้สามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น เช่น การสรุปเนื้อหาเป็น Mind map การแสดงข้อมูลเป็น Info graphic หรือการเขียนเป็นสรุปบทความ เพื่อให้ผู้อ่านสามารถนำความรู้ไปใช้ได้ทันที
5. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บ และจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่สามารถค้นหาได้ เป็นตัวกลางสำคัญที่จะช่วยให้บุคลากรเข้าถึงความรู้ โดยใช้ Platform กลาง ที่บุคลากรส่วนใหญ่ใช้งาน เช่น งานจัดการความรู้คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล ใช้ Platform Siriraj KM website ในการจัดเก็บและเผยแพร่ความรู้แก่บุคลากรภายในและภายนอกคณะฯ และมีระบบเอกสารคุณภาพที่เป็นแหล่งจัดเก็บความรู้ที่เผยแพร่สำหรับบุคลากรในคณะฯ นอกจากนี้ยังมีแหล่งรวบรวมลิงค์เนื้อหาไปยังช่องทางอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อการหาความรู้เพิ่มเติมและลิงค์ไปยังแหล่งอ้างอิงเพื่อแสดงความน่าเชื่อถือของข้อมูล
6. การทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ เป็นกระบวนการสำคัญในการทบทวนความรู้และทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน ใช้กระบวนการทางคุณภาพ ในการเก็บและบันทึกข้อมูล เช่น การตรวจสอบซ้ำ การทบทวนผลลัพธ์ หรือการตั้งค่ากระบวนการเพื่อยืนยันความถูกต้อง ให้สามารถนำมาใช้ได้ทันทีเมื่อจำเป็น

ตัวอย่างการจัดเก็บความรู้ให้พร้อมใช้ของงานจัดการความรู้ คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล โดยใช้เครื่องมือ ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice: CoP) ซึงเป็นการรวมกลุ่มของคนที่มีเป้าหมายเดียวกัน เพื่อแก้ปัญหาหรือพัฒนางาน โดยแต่ละกลุ่มจะมีการสร้างความรู้ หรือแนวปฏิบัติขึ้นมา เพื่อจัดการปัญหานั้น ๆ โดยจะมีการสกัดความรู้ออกมาเป็นรูปแบบที่เข้าใจง่าย เช่น Flow และ Infographic ซึ่งบางเรื่องจะมีการเผยแพร่ผ่าน Platform Online (Siriraj KM website) เพื่อให้ทั้งบุคลากรภายใน และภายนอกสามารถเข้าถึงความรู้ได้ และบางเรื่องอาจมีการจัดเก็บในระบบเอกสารคุณภาพ เพื่อเผยแพร่เฉพาะบุคลากรภายในคณะฯ  ซึ่งก่อนการเผยแพร่ จะมีการทวนสอบจากผู้เชี่ยวชาญของกลุ่ม และตรวจสอบซ้ำโดย Admin website สำหรับระบบเอกสารคุณภาพ สินทรัพย์ความรู้ดังกล่าวจะผ่านการตรวจสอบตั้งแต่ระดับหัวหน้างาน ผู้บริหารหน่วยงาน ไปจนถึงผู้บริหารระดับคณะฯ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและมีคุณภาพ โดยมีการทบทวนเนื้อหาตามระยะเวลาที่กำหนด เพื่อให้ความรู้เป็นปัจจุบัน

ประโยชน์ของการจัดเก็บความรู้ให้พร้อมใช้ ได้แก่

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การจัดเก็บความรู้ที่ดีช่วยให้คนในองค์กรสามารถค้นหาข้อมูลหรือความรู้ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดเวลาที่สูญเสียไปในการค้นหาข้อมูล ทำให้บุคลากรทำงานได้เต็มที่และใช้เวลาอย่างคุ้มค่ามากขึ้น
2. การแบ่งปันและถ่ายทอดความรู้ภายในองค์กร บุคลากรสามารถแบ่งปันความรู้กันเองหรือระหว่างทีมงานต่าง ๆ ภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น การมีฐานข้อมูลที่จัดเก็บความรู้ในแหล่งเดียว เช่น ฐานข้อมูลที่เก็บเอกสาร คู่มือ ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ ส่งผลให้การทำงานร่วมกันภายในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. สนับสนุนการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลจริง ความรู้ที่ถูกเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบและพร้อมใช้งานช่วยให้บุคลากรสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะสามารถดึงข้อมูลหรือหลักฐานที่สนับสนุนการตัดสินใจได้ง่ายและรวดเร็วโดยเฉพาะเมื่อมีการตัดสินใจในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์การดำเนินงานในอนาคต การเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะช่วยลดความเสี่ยงในการตัดสินใจที่ผิดพลาด
4. การพัฒนาคุณภาพ/นวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง เพราะการจัดเก็บความรู้ไม่เพียงแต่ช่วยให้ข้อมูลที่สำคัญถูกเก็บรักษา แต่ยังช่วยในการพัฒนาและสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ โดยวิเคราะห์ข้อมูลที่เคยจัดเก็บเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ๆ หรือกระบวนการทำงานที่ดีกว่า การมีฐานความรู้ที่สะสมไว้ช่วยให้บุคลากรในองค์กรสามารถเรียนรู้จากความผิดพลาดและผลลัพธ์ในอดีตเพื่อพัฒนากระบวนการในอนาคตได้
5. ป้องกันการสูญหายของความรู้เมื่อพนักงานลาออก ความรู้ของคนในองค์กรเป็นทรัพยากรที่มีค่า แต่บางครั้งองค์กรอาจสูญเสียความรู้นั้นไปเมื่อบุคลากรลาออกหรือเปลี่ยนตำแหน่ง การมีระบบจัดเก็บความรู้ที่ดีจะช่วยรักษาความรู้เหล่านั้นไว้ในองค์กร โดยไม่ให้สูญหายไป สามารถนำมาใช้ได้ทันที่เมื่อต้องการ หรือเมื่อมีคนมาทำงานทดแทน
6. การปรับปรุงกระบวนการทำงาน ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและประเมินกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเกี่ยวกับกระบวนการทำงานจะช่วยให้สามารถระบุจุดที่สามารถปรับปรุงหรือทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น การศึกษาข้อมูลจากการปฏิบัติงานจริงจะช่วยให้องค์กรสามารถหาทางปรับปรุงขั้นตอนหรือกระบวนการได้อย่างเหมาะสม
7. สนับสนุนการฝึกอบรมและการพัฒนาทักษะ ช่วยในการฝึกอบรมบุคลากรใหม่และการพัฒนาทักษะของบุคลากรเดิม โดยสามารถนำข้อมูล คู่มือ หรือบทเรียนที่เกี่ยวข้องมาใช้ในการฝึกอบรมได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว การเข้าถึงองค์ความรู้ที่จัดเก็บไว้ช่วยให้บุคลากรได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและเตรียมพร้อมต่อการเผชิญกับความท้าทายในงานที่อาจเกิดขึ้น
8. พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลง การที่สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือความรู้ที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัว ตอบสนองและคาดการณ์ ต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดเก็บความรู้ให้พร้อมใช้งานในองค์กรมีความสำคัญอย่างมากในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การตัดสินใจที่ดีกว่า และการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทั้งยังช่วยให้สามารถถ่ายทอดความรู้ระหว่างทีมงานและป้องกันการสูญเสียความรู้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของบุคลากร และการจัดการความรู้ที่ดีจะเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสำเร็จและการเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรในอนาคต

ดาวน์โหลดบทความ ความพร้อมใช้ของสินทรัพย์ความรู้ในองค์กร